Ditulis pada tanggal 21 May 2015, oleh Unit Kearsipan Universitas Brawijaya, pada kategori Berita, Kegiatan, Pembinaan kearsipan

IMG_20150519_092725Untuk meningkatkan kualitas tenaga pengelola kearsipan di Universitas Brawijaya (UB), Unit Kearsipan menyelenggarakan Workshop Jadwal Retensi Arsip, Selasa (19/5/2014). Kegiatan yang digelar di Ruang Sidang lantai delapan Gedung Rektorat ini diikuti 67 tenaga pengelola kearsipan di lingkungan UB.

Kepala Unit Kearsipan Dr. Hamidah Nayati Utami, S.Sos., M.Si dalam sambutannya menyampaikan, tenaga pengelola kearsipan UB yang sudah terbentuk saat ini, 20 persen merupakan arsiparis, 30 persen sudah menangani kearsipan, dan 50 persen masih baru.

“Workshop ini digelar agar tenaga pengelola kearsipan bisa lebih mampu mengelola arsip dengan baik. Apalagi, saat ini permasalahan yang dihadapi fakultas maupun Kantor Pusat adalah arsip yang menumpuk jumlahnya dan belum pernah dilakukan penyusutan. Untuk itu workshop¬†kali ini akan membahas tentang Jadwal Retensi Arsip,” ungkapnya.

Hadir sebagai narasumber, Arsiparis Pertama Universitas Negeri Surabaya Djoko Pramono, S.Pd., M.Si. Ia mengatakan, sesuai dengan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang digunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

“Jika tidak memiliki JRA, institusi akan mengalami kesulitan dalam penyusutan arsip mulai dari pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip. Selain itu, setiap kali mengadakan pemusnahan arsip harus mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI),” ujar Djoko.

Dengan adanya JRA, keuntungan yang didapat antara lain meningkatkan efektivitas kearsipan, menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban, serta mewujudkan konsistensi dalam penyusutan.

“Selain itu juga untuk memenuhi persyaratan hukum sesuai PP No. 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No 43 tahun 2009 dan permendikbud No. 60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kemendikbud, juga UU No. 8 Tahun 1987 tentang Dokumen Perusahaan,” jelas Arsiparis Berprestasi Tingkat Nasional Kemdikbud tahun 2013 dan 2014 ini.

Dipaparkan Djoko, prosedur penyusunan JRA yang pertama adalah pembentukan tim penyusunan JRA. Yang perlu dilibatkan yaitu pencipta atau pengguna arsip, arsiparis, dan akuntan. Setelah itu penyusunan rancangan JRA terdiri dari pendataan dan rekapitulasi data.

Selanjutnya dilakukan pembahasan rancangan JRA tentang apakah ada peraturan yang mengatur penentuan masa simpan dan nasib akhir arsip. Jika tidak ada, apakah arsip tersebut bernilai guna atau tidak. Terakhir dalam prosedur penyusunan JRA adalah pengesahan JRA sesuai protap ANRI No. 06 Tahun 2010 tentang Pemberian Konsultasi dan Pertimbangan Persetujuan JRA Lembaga Negara, BUMN, dan Perguruan Tinggi Negeri. [Irene/Humas UB]