Sistem dokumentasi dapat menjamin proses harmonisasi perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian semua kegiatan Unit Kearsipan di Universitas Brawijaya. Sistem ini juga sebagai alat komunikasi untuk menjamin konsistensi tindakan untuk menghasilkan produk yang memenuhi harapan pelanggan (konsumen) dan untuk meningkatkan kualitas secara terus menerus.

UK UB menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan dokumen dan daftar yang terkait dengan persyaratan SMM. Daftar dokumen yang dikelola oleh UK UB  sebagai berikut:

  1. Visi, Misi, Tujuan, Motto, Maklumat Layanan
  2. Manual Prosedur Pelatihan UK UB
  3. Manual Prosedur Perencanaan Kegiatan UK UB
  4. Manual Prosedur Pengembangan Sistem Informasi Kearsipan UK UB